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Dokumentenmanagement

Von der Mietermitteilung bis zum Mietvertrag, von der Nebenkostenabrechnung bis zum Dienstleistervertrag – täglich sichten oder bearbeiten Sie zahlreiche Unterlagen. Viele werden direkt in DKB@win erzeugt, weitere erstellen Sie in den Standardprogrammen zur Textverarbeitung. Darüber hinaus erhalten oder versenden Sie E‑Mails, Faxe und Briefe. Mit dem Add-on unseres Partners Ceyoniq haben Sie alle Dokumente vollständig, schnell und sicher im Griff.

Die gescannten und elektronisch erzeugten Unterlagen werden zentral und revisionssicher abgelegt. Unternehmensweit haben Sie die Dateien unabhängig vom Standort sofort zur Hand. Die Volltextsuche oder die Verzeichnisstruktur weisen Ihnen schnell den Weg – standardgemäß sind Ihre Dokumente nach Mietverhältnis geordnet. Die elektronische Mieterakte kann um weitere Aktentypen, etwa die Immobilienobjektakte, ergänzt werden. Hilfreiche Attribute zur Dokumentenbeschreibung werden aus dem System generiert oder nach dem Scanvorgang auf Wunsch automatisch aus dem Schriftstück ausgelesen.

Nach der Zuordnung erfolgt die Ablage Ihres Schriftverkehrs automatisiert in der entsprechenden Akte. Komplexere Aufgaben, wie z. B. die Posteingangsbearbeitung, unterstützt das integrierte Prozessmanagement durch die Abbildung zuvor festgelegter Arbeitsschritte und Verantwortlichkeiten. So haben Sie jederzeit den Überblick über den Fortschritt Ihrer Arbeit.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

  • Strukturierte Ablage aller Dokumente
  • Elektronische Mieterakte auf Basis von Mietverhältnissen
  • Erweiterung um weitere Aktentypen möglich, z. B. Immobilienobjektakte, Bauakte, Gesellschaftsakte, Versicherungsakte
  • Ortsunabhängiger Zugriff auf digitale Dokumente

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